Der Fachkräftemangel ist die größte Herausforderung, vor der Offene Ganztagsschulen in Deutschland stehen. Während der Rechtsanspruch auf Ganztagsbetreuung ab August 2026 den Bedarf an Betreuungsplätzen massiv steigert, fehlt es an allen Ecken und Enden an qualifiziertem Personal. Laut Bertelsmann Stiftung werden bundesweit rund 100.000 zusätzliche pädagogische Fachkräfte benötigt – eine Zahl, die sich mit den bestehenden Ausbildungskapazitäten nicht annähernd decken lässt.
Die Konsequenzen sind bereits heute spürbar: Gruppen werden zusammengelegt, AGs fallen aus, Betreuungsschlüssel verschlechtern sich. Für die Kinder bedeutet das weniger individuelle Förderung, für die Teams mehr Belastung. In diesem Artikel analysieren wir die Ursachen des Personalmangels im Ganztag, zeigen die konkreten Folgen für die OGS-Qualität und stellen Lösungsansätze vor, die Einrichtungen schon heute umsetzen können.
Die aktuelle Lage: Zahlen und Fakten
Die Zahlen sprechen eine deutliche Sprache. Der Fachkräfte-Radar für KiTa und Grundschule der Bertelsmann Stiftung beziffert den bundesweiten Personalbedarf im Ganztag auf rund 100.000 zusätzliche Fachkräfte bis 2030. Gleichzeitig meldete die Bundesagentur für Arbeit im Bereich Erziehung und Sozialarbeit zuletzt eine Vakanzzeit von über 200 Tagen pro offener Stelle – doppelt so lange wie im Durchschnitt aller Berufe.
Die regionalen Unterschiede sind erheblich. In den westdeutschen Bundesländern, wo die OGS-Versorgungsquote historisch niedriger liegt, ist der Ausbaubedarf besonders groß. Nordrhein-Westfalen allein benötigt zehntausende neue Fachkräfte, um den Rechtsanspruch ab 2026 flächendeckend zu erfüllen. In Ostdeutschland ist die Infrastruktur durch die Hort-Tradition besser ausgebaut, doch auch hier macht sich der demografische Wandel bemerkbar: Viele erfahrene Erzieherinnen und Erzieher gehen in den kommenden Jahren in Rente.
Besonders angespannt ist die Lage im ländlichen Raum. Während Großstädte mit höheren Gehältern und besserer Infrastruktur noch einigermaßen konkurrenzfähig sind, fällt es kleinen Gemeinden zunehmend schwer, offene Stellen überhaupt zu besetzen. Manche OGS-Standorte arbeiten seit Monaten mit Personalbesetzungen unterhalb der vorgeschriebenen Schlüssel.
Der Rechtsanspruch auf Ganztagsbetreuung, der im August 2026 für Erstklässler greift und bis 2029 auf alle Grundschulklassen ausgeweitet wird, verschärft die Situation noch einmal deutlich. Denn er bedeutet nicht nur mehr Plätze, sondern auch mehr Personal für Ferienbetreuung, Mittagsverpflegung und erweiterte Öffnungszeiten. Die bestehenden Teams können diesen Mehrbedarf nicht allein auffangen.
Hinzu kommt der demografische Faktor: Rund ein Drittel der pädagogischen Fachkräfte im Ganztag ist über 50 Jahre alt. In den nächsten zehn Jahren werden tausende erfahrene Mitarbeitende altersbedingt ausscheiden – gleichzeitig steigt der Bedarf. Die Schere zwischen Angebot und Nachfrage öffnet sich weiter.
Ursachen des Fachkräftemangels
Der Personalmangel in der OGS hat nicht eine einzelne Ursache, sondern ist das Ergebnis mehrerer struktureller Probleme, die sich gegenseitig verstärken.
Geringe Vergütung im Vergleich
Pädagogische Mitarbeitende in der OGS verdienen in vielen Fällen deutlich weniger als vergleichbare Fachkräfte in Kitas oder im Schuldienst. Während Erzieherinnen und Erzieher in kommunalen Kitas nach TVöD SuE (Sozial- und Erziehungsdienst) eingruppiert werden, gelten in der OGS häufig abweichende Tarifwerke oder gar keine tarifliche Bindung. Die Folge: Für die gleiche Qualifikation gibt es in der OGS oft mehrere hundert Euro weniger im Monat – ein entscheidender Nachteil bei der Personalgewinnung.
Teilzeitfalle: Nur Nachmittage
Die OGS-Betreuung findet typischerweise nach dem Unterricht statt – also von etwa 11:30 bis 16:00 oder 17:00 Uhr. Für pädagogische Fachkräfte bedeutet das in der Praxis oft nur 20 bis 25 Wochenstunden. Von einer solchen Teilzeitstelle allein lässt sich kaum leben. Viele qualifizierte Kräfte entscheiden sich deshalb für Vollzeitstellen in Kitas oder anderen Einrichtungen – selbst wenn sie die OGS-Arbeit eigentlich reizvoll finden.
Begrenzte Karriereperspektiven
Die Aufstiegsmöglichkeiten in der OGS sind überschaubar. Zwischen der pädagogischen Mitarbeiterin und der OGS-Leitung gibt es in vielen Einrichtungen keine Zwischenstufen. Fortbildungsangebote existieren zwar, werden aber selten systematisch mit Gehalts- oder Funktionssteigerungen verknüpft. Wer sich fachlich weiterentwickeln und aufsteigen möchte, wechselt häufig in die Kita, die Schulsozialarbeit oder den kommunalen Jugendhilfedienst.
Hohe Belastung im Alltag
OGS-Personal leistet gleichzeitig pädagogische Arbeit, Aufsicht, Hausaufgabenbegleitung und Organisation. Dazu kommt die Verwaltung: Anwesenheitslisten führen, Abholberechtigungen prüfen, Eltern informieren, Dokumentationspflichten erfüllen. Diese Doppelbelastung aus Pädagogik und Administration wird in kaum einem anderen Betreuungsfeld so stark erlebt wie in der OGS.
Konkurrenz um den gleichen Talentpool
Kitas, Schulen, Jugendämter, freie Träger und die OGS fischen alle im selben Teich. Erzieherinnen, Sozialpädagogen und Kindheitspädagoginnen sind auf dem Arbeitsmarkt heiß begehrt – und die OGS ist dabei selten der attraktivste Arbeitgeber. Die Konkurrenz um pädagogische Fachkräfte hat sich in den letzten Jahren drastisch verschärft.
Ausbildungsengpass
Die Zahl der Absolventinnen und Absolventen pädagogischer Ausbildungen und Studiengänge reicht bei weitem nicht aus, um den wachsenden Bedarf zu decken. Fachschulen für Sozialpädagogik melden volle Klassen, aber zu wenig Kapazitäten für eine Ausweitung. Die praxisintegrierte Ausbildung (PiA) hat zwar den Zugang erleichtert, doch auch hier fehlen Praxisplätze und Praxisanleitende in den Einrichtungen.
Fehlende gesellschaftliche Anerkennung
Die pädagogische Arbeit im Ganztag wird gesellschaftlich oft unterschätzt. Während Lehrkräfte und Kita-Erzieherinnen eine klare Berufsidentität haben, wird OGS-Personal nicht selten als „Nachmittagsbetreuung“ wahrgenommen – ein Begriff, der den pädagogischen Anspruch der Arbeit nicht annähernd abbildet. Diese fehlende Wertschätzung wirkt sich direkt auf die Berufswahl junger Menschen aus.
Folgen für die OGS-Qualität
Wenn pädagogische Fachkräfte fehlen, hat das unmittelbare Auswirkungen auf die Qualität der Ganztagsbetreuung – und damit auf die Kinder, die Familien und die verbleibenden Teams.
Verschlechterter Betreuungsschlüssel
Der Betreuungsschlüssel – also das Verhältnis von Fachkräften zu Kindern – ist einer der wichtigsten Qualitätsindikatoren in der OGS. In vielen Bundesländern sehen die Empfehlungen einen Schlüssel von 1:10 bis 1:12 vor. In der Realität betreut eine Fachkraft bei Personalengpässen jedoch oft 15, 20 oder mehr Kinder gleichzeitig. Individuelle Zuwendung, gezielte Förderung und die Berücksichtigung besonderer Bedarfe sind unter diesen Bedingungen kaum möglich.
Weniger AG- und Projektangebote
Arbeitsgemeinschaften, Kreativprojekte und Sportangebote machen die OGS für Kinder attraktiv und sind pädagogisch wertvoll. Doch wenn Personal fehlt, werden diese Angebote als Erstes gestrichen. Übrig bleibt dann häufig nur noch die Grundbetreuung: Mittagessen, Hausaufgaben, Aufsicht. Der Bildungsanspruch des Ganztags bleibt dabei auf der Strecke.
Hohe Fluktuation und fehlende Kontinuität
Kinder brauchen feste Bezugspersonen – das ist in der Entwicklungspsychologie unbestritten. Wenn OGS-Kräfte wegen Überlastung oder besserer Jobangebote wechseln, leidet die Beziehungsqualität. Neue Gesichter alle paar Monate verunsichern insbesondere jüngere Kinder und Kinder mit besonderem Förderbedarf.
Burnout im verbleibenden Team
Wer bleibt, muss mehr leisten. Krankheitsvertretungen, Überstunden und das ständige Gefühl, den eigenen Ansprüchen nicht gerecht zu werden, führen zu chronischer Überlastung. Burnout-Raten im pädagogischen Bereich gehören zu den höchsten aller Berufsgruppen. Ein Teufelskreis: Personalmangel führt zu Überlastung, Überlastung führt zu Kündigungen, Kündigungen verschärfen den Personalmangel.
Wachsende Wartelisten
Ohne genügend Personal können keine neuen Gruppen eröffnet werden – selbst wenn Räume vorhanden wären. Die Konsequenz: Wartelisten werden länger, Familien erhalten keinen Betreuungsplatz, und der Rechtsanspruch droht zum bloßen Versprechen auf dem Papier zu werden.
Mehr Verwaltung für weniger Köpfe
Paradoxerweise steigt der Verwaltungsaufwand gerade dann, wenn Personal knapp ist: Dienstpläne müssen ständig umgebaut werden, Vertretungen organisiert, Dokumentationen trotzdem fristgerecht erstellt werden. Die verbleibenden Teammitglieder verbringen immer mehr Zeit mit organisatorischen Aufgaben – und immer weniger mit den Kindern.
Lösungsansätze: Was Einrichtungen tun können
Der Fachkräftemangel lässt sich nicht von heute auf morgen beheben. Aber OGS-Einrichtungen können schon jetzt Maßnahmen ergreifen, um die Situation zu verbessern und sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren.
Quereinsteiger gezielt einsetzen
Nicht jede Aufgabe in der OGS erfordert eine dreijährige Erzieherausbildung. Quereinsteiger aus verwandten Berufen – Übungsleiter, Handwerker, Künstler, Musikerinnen, Studierende – können AGs leiten, bei der Hausaufgabenbetreuung unterstützen und das Team entlasten. Entscheidend ist ein strukturiertes Onboarding: klare Aufgabenbeschreibungen, feste Ansprechpersonen im Team und regelmäßige Reflexionsgespräche. Einige Bundesländer wie NRW haben die Qualifikationsanforderungen für Ergänzungskräfte bereits gelockert, um diesen Weg zu erleichtern. Für Menschen, die sich generell für die Arbeit mit Kindern interessieren, kann auch der Einstieg in die Kindertagespflege ein spannender Karriereweg sein.
Praxistipp: Erstellen Sie ein Einarbeitungskonzept speziell für Quereinsteiger. Darin sollten Tagesabläufe, pädagogische Leitlinien, Verhaltensregeln und Notfallprozeduren dokumentiert sein. So fühlen sich neue Teammitglieder schneller sicher – und das bestehende Team wird bei der Einarbeitung entlastet.
Arbeitsbedingungen verbessern
Wer gute Leute halten und neue gewinnen will, muss attraktive Rahmenbedingungen schaffen. Das beginnt bei der Vergütung (wo der Träger Spielraum hat), geht über flexible Arbeitszeitmodelle und reicht bis zur Teamkultur. Konkret können Einrichtungen folgende Hebel nutzen:
- Aufstockung der Stunden: Kombinieren Sie OGS-Nachmittagsstunden mit Vormittagsaufgaben (Frühdienst, Ferienbetreuung, Projektarbeit), um attraktivere Verträge mit mehr Wochenstunden anzubieten.
- Regelmäßige Teamsitzungen: Ein fester wöchentlicher Termin für Austausch, Fallbesprechungen und Planung zeigt Wertschätzung und stärkt den Zusammenhalt.
- Gesundheitsförderung: Supervision, kollegiale Beratung und Angebote zur Stressbewältigung beugen Burnout vor.
- Mitsprache: Beteiligen Sie das Team an pädagogischen und organisatorischen Entscheidungen. Wer mitgestalten darf, identifiziert sich stärker mit der Einrichtung.
Verwaltungsaufwand reduzieren
Administrative Tätigkeiten binden wertvolle Zeit, die für die pädagogische Arbeit fehlt. Jede Papierliste, die digitalisiert wird, jede manuelle Dokumentation, die automatisiert wird, gibt dem Team Kapazitäten zurück. Digitale Werkzeuge können Anwesenheitserfassung, Gruppenverwaltung und Abholberechtigungen erheblich beschleunigen – ein Thema, auf das wir weiter unten im Detail eingehen.
Ausbildung fördern
OGS-Einrichtungen können aktiv zur Fachkräftegewinnung beitragen, indem sie selbst Ausbildungsplätze anbieten:
- PiA-Plätze (Praxisintegrierte Ausbildung): Auszubildende arbeiten von Anfang an im Team mit und werden vergütet – ein attraktives Modell, das den Berufseinstieg erleichtert.
- Duales Studium: Kooperationen mit Hochschulen für Soziale Arbeit oder Kindheitspädagogik sichern langfristig qualifizierten Nachwuchs.
- Praktikumsplätze: Praktika – ob im Rahmen von Schule, FSJ oder Studium – sind der häufigste Erstkontakt mit dem Berufsfeld. Eine gute Praktikumserfahrung ist die beste Personalwerbung.
Entscheidend ist dabei die Qualität der Praxisanleitung. Wer Auszubildende gut begleitet, investiert in die eigene Zukunft – viele ehemalige Praktikantinnen und Auszubildende kehren nach dem Abschluss an ihren Ausbildungsort zurück.
Ehrenamtliche und FSJler einbinden
Freiwillige können Fachkräfte nicht ersetzen, aber sinnvoll ergänzen. FSJler (Freiwilliges Soziales Jahr) und Bundesfreiwilligendienstleistende bringen Energie und frische Perspektiven ins Team. Ehrenamtliche – etwa pensionierte Lehrkräfte, engagierte Eltern oder lokale Vereine – können Lese-AGs, Sport- oder Musikangebote übernehmen.
Wichtig: Freiwillige brauchen klare Aufgaben, eine feste Ansprechperson und Wertschätzung. Übertragen Sie ihnen keine Aufgaben, die eine pädagogische Fachkraft erfordern. Freiwillige sollen das Team ergänzen, nicht kompensieren.
Was die Politik tut
Die politischen Akteure auf Bundes- und Landesebene haben den Fachkräftemangel als zentrale Hürde für die Umsetzung des Rechtsanspruchs erkannt. Verschiedene Programme und Initiativen sollen Abhilfe schaffen.
Bundesprogramme
Das Ganztagsförderungsgesetz (GaFöG) stellt nicht nur Investitionsmittel für den Platzausbau bereit, sondern sieht auch steigende Betriebskostenzuschüsse vor – Geld, das die Länder unter anderem für Personal einsetzen können. Darüber hinaus hat der Bund mit der Fachkräfteoffensive ein Programm aufgelegt, das die Erzieherausbildung attraktiver machen soll: durch vergütete Ausbildungsmodelle, Praxisanleitung und berufsbegleitende Qualifizierung.
Landesebene: Unterschiedliche Wege
Die Bundesländer gehen unterschiedliche Wege bei der Personalgewinnung:
- NRW: Die Landesregierung hat eine „Personaloffensive Ganztag“ gestartet und die Qualifikationsanforderungen für Ergänzungskräfte erweitert. Auch Personen mit handwerklicher, sportlicher oder künstlerischer Qualifikation können nun in der OGS eingesetzt werden.
- Bayern: Mit dem „Bayerischen Gesamtkonzept zur Fachkräftegewinnung“ werden verkürzte Ausbildungswege, Umschulungen und der Quereinstieg gefördert.
- Baden-Württemberg: Modellprojekte erproben neue Kooperationsformen zwischen Schulen und Jugendhilfe, um Personal flexibler einsetzen zu können.
- Niedersachsen: Zusätzliche Studienplätze für Sozialpädagogik und Kindheitspädagogik an Hochschulen und Fachschulen.
Diskussion um Qualifikationsstandards
Eine politisch heikle Debatte dreht sich um die Frage, welche Qualifikation für die Arbeit im Ganztag erforderlich sein soll. Einerseits gibt es berechtigte Forderungen, die Qualitätsstandards hochzuhalten: Kinder verdienen gut ausgebildete Bezugspersonen. Andererseits ist der Pragmatismus groß: Lieber Quereinsteiger mit guter Einarbeitung als gar keine Betreuung. Die meisten Bundesländer suchen einen Mittelweg – etwa durch gestaffelte Qualifikationsprofile (Fachkraft, Ergänzungskraft, Zusatzkraft) mit unterschiedlichen Aufgabenbereichen.
Verwaltung entlasten: Mehr Zeit für Pädagogik
Ein Aspekt wird in der Debatte um den Fachkräftemangel häufig übersehen: Die administrativen Aufgaben, die pädagogische Fachkräfte täglich erledigen müssen. Anwesenheitslisten, Abholberechtigungen, Gruppeneinteilungen, Elterninformationen, Dokumentationen – in vielen Einrichtungen werden diese Aufgaben noch mit Papierlisten, Aushängen und Telefonaten bewältigt.
Jede Stunde, die nicht mit Verwaltung verbracht wird, steht für die pädagogische Arbeit mit den Kindern zur Verfügung.
Wenn eine Betreuungskraft pro Tag 30 Minuten mit dem Führen und Abgleichen von Papierlisten, dem Nachschlagen von Abholberechtigungen und der Zuordnung von Kindern zu Gruppen verbringt, sind das über eine Woche gerechnet mehr als zwei Stunden – Zeit, die direkt für die Arbeit mit den Kindern fehlt. Bei einem Team von fünf Personen summiert sich das auf über zehn Stunden pro Woche.
Digitale Werkzeuge können diesen Aufwand drastisch reduzieren. Mit einer App wie OGS Verwaltung erfassen Teams die Anwesenheit mit einem Klick, sehen Abholberechtigungen auf einen Blick und verwalten Gruppenzuordnungen übersichtlich – DSGVO-konform und in Echtzeit über alle Geräte synchronisiert. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehlerquellen: Keine unleserlichen Handschriften, keine verlorenen Listen, keine veralteten Informationen.
Gerade in Zeiten des Personalmangels wirkt jede eingesparte Verwaltungsminute wie ein Multiplikator: Die vorhandenen Fachkräfte können ihre begrenzte Arbeitszeit stärker auf das verwenden, wofür sie ausgebildet sind – die pädagogische Begleitung der Kinder.
Fazit
Der Fachkräftemangel in der OGS ist ein strukturelles Problem, das sich nicht mit einer einzelnen Maßnahme lösen lässt. Zu geringe Vergütung, ungünstige Arbeitszeiten, fehlende Karriereperspektiven und ein Ausbildungsengpass haben über Jahre eine Lücke geschaffen, die durch den Rechtsanspruch ab 2026 noch deutlich größer wird.
Doch die Situation ist nicht aussichtslos. Eine Kombination aus politischem Handeln (bessere Finanzierung, mehr Ausbildungsplätze, realistischere Qualifikationsprofile), attraktiveren Arbeitsbedingungen (höhere Vergütung, mehr Stunden, Mitsprache) und effizienteren Prozessen (digitale Verwaltung, klare Strukturen) kann den Mangel abmildern und die Arbeit in der OGS wieder attraktiver machen.
Entscheidend ist, dass Einrichtungen nicht nur auf die Politik warten, sondern selbst aktiv werden: Quereinsteiger einarbeiten, Ausbildungsplätze anbieten, Teams stärken – und Verwaltungsaufwand konsequent reduzieren. Denn am Ende zählt, was bei den Kindern ankommt.
Quellen:
