Ferienbetreuung in der OGS: So gelingt Planung, Organisation und Durchführung

Wenn das Schuljahr endet und die Ferien beginnen, stehen berufstätige Eltern vor einer zentralen Frage: Wer betreut mein Kind? Für viele Familien ist die Ferienbetreuung in der OGS die wichtigste Entlastung im gesamten Jahr. Sechs Wochen Sommerferien, zwei Wochen Herbstferien, zwei Wochen Weihnachtsferien, Oster- und Pfingstferien – das sind rund zwölf Wochen pro Jahr, die abgedeckt werden müssen. Kaum jemand hat so viel Urlaub.

Für OGS-Teams bedeuten die Ferien eine völlig andere Arbeitssituation: andere Tagesstrukturen, andere Kinder, andere Herausforderungen. Gleichzeitig bieten Ferienwochen die Chance, Kindern besondere Erlebnisse zu ermöglichen, die im Schulalltag keinen Platz finden. Dieser Artikel zeigt, wie die Ferienbetreuung in der OGS gelingt – von der frühzeitigen Planung über kreative Programmideen bis zur praktischen Checkliste.

Ferienbetreuung und der Rechtsanspruch ab 2026

Mit dem Ganztagsförderungsgesetz (GaFöG) tritt ab dem 1. August 2026 der Rechtsanspruch auf Ganztagsbetreuung für Erstklässler in Kraft. Dieser Anspruch umfasst ausdrücklich auch die Ferienbetreuung – ein Punkt, der in der öffentlichen Diskussion oft untergeht. Konkret bedeutet das: Kinder haben Anspruch auf acht Stunden Betreuung pro Werktag, und zwar auch in den Schulferien.

Allerdings dürfen Einrichtungen bis zu vier Wochen Schließzeit pro Jahr festlegen – typischerweise drei Wochen in den Sommerferien und eine Woche zwischen Weihnachten und Neujahr. Die restlichen Ferienwochen müssen abgedeckt werden. Für die meisten OGS-Standorte bedeutet das: Mindestens acht bis neun Wochen Ferienbetreuung pro Jahr sind zu organisieren.

Was bedeutet das für die Kapazitätsplanung? Viele Einrichtungen können in den Ferien nicht alle angemeldeten Kinder gleichzeitig aufnehmen, weil Personal im Urlaub ist oder Räume anderweitig genutzt werden. Die wochenweise Anmeldung und Platzvergabe wird damit zum zentralen Planungsinstrument. Mehr zu den rechtlichen Grundlagen lesen Sie in unserem Artikel Rechtsanspruch auf Ganztagsbetreuung ab 2026.

Was Ferienbetreuung von der regulären OGS unterscheidet

Ferienbetreuung ist kein verkürzter Schulbetrieb. Sie unterscheidet sich in nahezu allen Aspekten von der Nachmittagsbetreuung während der Schulzeit:

• Ganztägige Betreuung – Statt ab 11:30 Uhr nach Unterrichtsende beginnt die Ferienbetreuung bereits um 8:00 Uhr und läuft bis 16:00 oder 16:30 Uhr. Das sind acht Stunden statt vier bis fünf.
• Keine Hausaufgabenzeit – Der feste Block „Lernzeit“ entfällt. Die freie Zeit muss mit sinnvollen Angeboten gefüllt werden, was deutlich mehr Programmplanung erfordert.
• Gemischte Gruppen – Die gewohnten Klassenverbände lösen sich auf. Kinder aus verschiedenen Klassen und Jahrgangsstufen werden neu zusammengewürfelt, manchmal sogar schulübergreifend.
• Andere Kinder – Manche Kinder kommen nur in den Ferien in die OGS, etwa weil sie während der Schulzeit von Großeltern betreut werden. Andere fehlen, weil die Familie verreist.
• Veränderte Räumlichkeiten – Klassenräume stehen oft nicht zur Verfügung, weil sie renoviert oder anderweitig genutzt werden. Teams müssen mit weniger oder anderen Räumen planen.
• Anderer Personalschlüssel – Mitarbeiter nehmen Urlaub, Honorarkräfte sind nicht verfügbar. Gleichzeitig ist der Betreuungsbedarf pro Kind höher, weil der gesamte Tag abgedeckt werden muss.
• Mehr Flexibilität – Ohne den festen Rahmen des Stundenplans können Ausflüge, Projekte und Thementage stattfinden, die im Schulalltag nicht möglich wären.

Wie ein Tag in der Kindertagespflege aussieht, zeigt, dass auch dort klare Strukturen den Alltag tragen. Gerade diese Unterschiede machen die Ferienbetreuung zu einer eigenen pädagogischen Aufgabe, die sorgfältige Vorbereitung verdient.

Planung und Vorbereitung: So gelingt die Ferienbetreuung

Eine gute Ferienbetreuung steht und fällt mit der Vorbereitung. Wer erst zwei Wochen vor Ferienbeginn anfangen, gerät unweigerlich in Stress. Die folgenden Bereiche sollten frühzeitig angegangen werden.

Bedarfsabfrage rechtzeitig starten

Spätestens acht Wochen vor Ferienbeginn sollte die Bedarfsabfrage an die Eltern gehen. Fragen Sie wochenweise ab, an welchen Ferienwochen das Kind kommen wird. Wichtig: Setzen Sie eine klare Anmeldefrist und machen Sie deutlich, dass die Anmeldung verbindlich ist. Unverbindliche Anmeldungen führen zu unplanbaren Schwankungen – mal kommen 20 Kinder, mal 60.

Bewährt hat sich ein Formular mit allen Ferienwochen, auf dem Eltern tageweise ankreuzen können. Ergänzen Sie Informationen zu Kosten, Verpflegung und besonderen Aktionen, damit Eltern eine fundierte Entscheidung treffen können.

Personalplanung

Die größte Herausforderung in den Ferien ist häufig das Personal. Feste Mitarbeiter haben Urlaubsansprüche, Honorarkräfte und AG-Leiter sind oft nicht verfügbar. Auch Tagespflegepersonen müssen Vertretung und Urlaub in der Kindertagespflege sorgfältig planen. Gehen Sie so vor:

• Urlaubswünsche frühzeitig abfragen – Idealerweise schon zum Halbjahreswechsel, damit Engpässe sichtbar werden.
• Springerkräfte und Aushilfen – FSJler, Studierende der Pädagogik oder pädagogische Ergänzungskräfte können für einzelne Ferienwochen eingesetzt werden.
• Kooperationen – Wenn mehrere OGS-Standorte eines Trägers in derselben Stadt liegen, können Ferienwochen an einem zentralen Standort zusammengelegt werden. Das spart Personal und ermöglicht bessere Angebote.
• Ehrenamtliche einbinden – Eltern mit besonderen Fähigkeiten (z. B. Künstler, Handwerker, Sporttrainer) können einzelne Workshops übernehmen.

Programmgestaltung

Ein durchdachtes Ferienprogramm ist das Herzstück guter Ferienbetreuung. Kinder erwarten zu Recht, dass die Ferien anders sind als der Schulalltag. Bewährt haben sich Themenwochen, die einen roten Faden durch die Woche ziehen. So können Aktivitäten, Bastelprojekte, Ausflüge und Geschichten aufeinander aufbauen.

Planen Sie pro Tag mindestens ein geleitetes Angebot am Vormittag und eines am Nachmittag. Dazwischen sollte genügend Zeit für freies Spiel, Erholung und spontane Aktivitäten bleiben. Überplanung ist ein häufiger Fehler – Kinder brauchen in den Ferien auch Leerlauf.

Anmeldung und Platzvergabe

Wenn die Nachfrage das Angebot übersteigt, brauchen Sie transparente Kriterien für die Platzvergabe. Gängige Ansätze sind:

• Priorität für berufstätige Alleinerziehende
• Berufstätigkeit beider Eltern als Voraussetzung
• Wer zuerst kommt (Windhundverfahren) – einfach, aber nicht immer gerecht
• Losverfahren bei Überbelegung

Kommunizieren Sie die Kriterien von Anfang an offen. Nichts sorgt für mehr Frustration als intransparente Entscheidungen bei knappen Plätzen.

Kosten und Verpflegung

Viele Träger erheben für die Ferienbetreuung einen zusätzlichen Beitrag pro Woche, typischerweise zwischen 20 und 60 Euro. Darin ist das Mittagessen meist nicht enthalten. Klären Sie frühzeitig:

• Wird der reguläre Caterer auch in den Ferien liefern?
• Müssen Kinder ein Lunchpaket mitbringen?
• Wer organisiert Getränke und Snacks für den Vormittag?
• Gibt es Ermäßigungen für Familien mit geringem Einkommen (BuT-Leistungen)?

Besonders an Ausflugstagen ist die Verpflegungsfrage wichtig: Können die Kinder unterwegs essen, oder müssen Lunchpakete vorbereitet werden?

Ideen für das Ferienprogramm

Gute Ferienspiele in der Grundschule leben von Abwechslung und besonderen Erlebnissen. Hier sind bewährte Ideen, die sich in der Praxis vieler OGS-Einrichtungen bewährt haben:

Themenwochen

• „Abenteuer Natur“ – Waldtage, Insektenhotel bauen, Kräutergarten anlegen, Naturmandalas legen, Nachtwanderung (bei Übernachtungsaktion)
• „Kleine Künstler“ – Töpfern, Graffiti-Workshop, Theaterprojekt, Fotoralley, Ausstellung am Freitag für die Eltern
• „Olympiade“ – Stationen-Wettkampf, Teamspiele, Schwimmausflug, Tanz-Workshop, Siegerehrung
• „Forscher und Entdecker“ – Experimente mit Wasser, Luft und Magnetismus, Besuch im Naturkundemuseum, eigene Erfindungen präsentieren
• „Rund um die Welt“ – Jeden Tag ein anderes Land: Ländertypisches Essen kochen, Flaggen basteln, Spiele aus aller Welt, Reisepässe stempeln

Ausflüge

Ausflüge sind die Highlights jeder Ferienwoche. Planen Sie pro Woche ein bis zwei Ausflüge ein – einen größeren (z. B. Zoo, Freizeitpark, Museum) und einen kleineren (Spielplatz, Wald, Bauernhof). Beachten Sie:

• Frühzeitig Gruppentickets buchen (Museen, Schwimmbäder)
• Einverständniserklärungen der Eltern einholen
• Betreuungsschlüssel für Ausflüge erhöhen (1:8 statt 1:12)
• Notfallkontakte und Allergielisten mitnehmen
• Regenalternative planen

Kreativangebote

Basteln, Malen und Werken sind Dauerbrenner, die wenig Vorbereitung brauchen und Kinder aller Altersgruppen ansprechen. Konkret: Batik-T-Shirts gestalten, Seifen gießen, Holzwerkstatt, Freundschaftsbänder knüpfen, Gipsmasken herstellen oder ein gemeinsames Wandbild malen.

Sport und Bewegung

Nutzen Sie die Ferien für Sportarten, die im Schulalltag zu kurz kommen: Klettern, Bogenschießen, Inline-Skating, Wasserballon-Schlachten, Fußballturnier zwischen den Gruppen, Geocaching oder eine große Schnitzeljagd durch das Viertel.

Kooperationen mit externen Partnern

Lokale Vereine, die Feuerwehr, das Rote Kreuz oder Handwerksbetriebe freuen sich oft über die Möglichkeit, sich Kindern vorzustellen. Eine Besichtigung der Feuerwache, ein Erste-Hilfe-Kurs für Kinder oder ein Schnuppertag beim Kampfsportverein sind unvergessliche Erlebnisse und kosten oft nichts.

Typische Herausforderungen in der Ferienbetreuung

Trotz guter Vorbereitung gibt es in der Ferienbetreuung Situationen, die besondere Aufmerksamkeit erfordern:

Kinder, die sich nicht kennen

In gemischten Feriengruppen treffen Kinder aufeinander, die sich aus dem Schulalltag nicht kennen. Planen Sie bewusst Kennenlernspiele am ersten Ferientag ein und bilden Sie Tandems aus „alten Hasen“ und Neulingen. Namensschilder oder farbige Gruppenbänder helfen in den ersten Tagen.

Veränderte Tagesstruktur

Ohne den festen Schulrhythmus fehlt vielen Kindern die gewohnte Struktur. Erstellen Sie einen klar sichtbaren Tagesplan (z. B. als großes Plakat), der den Kindern Orientierung gibt. Feste Rituale wie ein gemeinsamer Morgenkreis und ein Abschlusskreis schaffen Verlässlichkeit.

Hitze im Sommer

Gerade in den Sommerferien ist Hitze ein ernstes Thema. Sorgen Sie für:

• Ausreichend Trinkwasser und regelmäßige Trinkpausen
• Schattenplätze im Außenbereich (Sonnensegel, Bäume)
• Indoor-Alternativen für extreme Hitzetage
• Wasseraktivitäten (Rasensprenger, Planschbecken, Wasserspiele)
• Sonnencreme-Erinnerungen (mit Erlaubnis der Eltern)

Kommunikation mit Eltern

In den Ferien gibt es mehr zu kommunizieren als im Schulalltag: Was müssen die Kinder für den Ausflug mitbringen? Wann genau ist Abholung am Ausflugstag? Braucht das Kind Schwimmsachen? Planen Sie pro Ferienwoche einen Elternbrief ein, der alle wichtigen Informationen bündelt. Noch besser: Verschicken Sie den Wochenplan am Freitag der Vorwoche.

Erhöhter Aufsichtsbedarf

Bei Ausflügen und außerhalb des vertrauten Schulgeländes steigt das Aufsichtsrisiko. Planen Sie einen höheren Personalschlüssel ein, bestimmen Sie klare Verantwortlichkeiten und zählen Sie die Kinder regelmäßig durch. Für Schwimmausflüge gelten besondere Anforderungen – prüfen Sie die Aufsichtsregelungen Ihres Trägers.

Abholberechtigungen in der Ferienbetreuung

Wenn Kinder nur in den Ferien in die OGS kommen oder die üblichen Abholpersonen im Urlaub sind, ändern sich häufig die Abholberechtigungen. Großeltern, Nachbarn oder befreundete Eltern holen ab – aber sind sie dazu berechtigt? Klären Sie Abholregelungen für die Ferienbetreuung gesondert und dokumentieren Sie Änderungen schriftlich. Mehr zum Thema lesen Sie in unserem Artikel Abholberechtigung in der OGS.

Verwaltung in der Ferienbetreuung

Die Verwaltungsarbeit in der Ferienbetreuung ist anders und oft aufwändiger als während der Schulzeit. Statt einmal jährlich Kinder anzumelden, brauchen Sie für jede Ferienwoche eigene Anmeldelisten. Statt fester Abholzeiten gelten häufig flexible Regelungen. Und statt gleichbleibender Gruppen wechselt die Zusammensetzung wochenweise.

Anwesenheitserfassung in den Ferien

Die tägliche Anwesenheitsdokumentation ist in der Ferienbetreuung besonders wichtig – gerade weil sich die Gruppe ständig verändert. Wer heute da ist, kann nächste Woche fehlen, und umgekehrt. Eine zuverlässige digitale Anwesenheitsliste hilft, den Überblick zu behalten.

Temporäre Kinder und neue Abholberechtigungen

Kinder, die nur in den Ferien kommen, müssen im System angelegt werden – inklusive Notfallkontakte, Allergien und Abholberechtigungen. Nach den Ferien werden sie wieder deaktiviert. Dieser Wechsel erzeugt Verwaltungsaufwand, der mit Papier schnell unübersichtlich wird.

Digitale Werkzeuge nutzen

Gerade in der Ferienbetreuung zeigt sich der Vorteil digitaler Verwaltung: Neue Kinder schnell anlegen, Gruppen für einzelne Ferienwochen zusammenstellen, Abholberechtigungen aktualisieren und Anwesenheiten tagesgenau dokumentieren – das alles geht mit einer App wie OGS Verwaltung deutlich schneller als mit Papierformularen und Excellisten.

Gute Ferienbetreuung ist kein reduziertes Schulprogramm – sie ist ein eigenständiges pädagogisches Angebot mit eigenen Stärken.

Checkliste: Ferienbetreuung vorbereiten

Die folgende Zeitschiene hilft, nichts zu vergessen:

8 Wochen vorher

• Bedarfsabfrage an die Eltern verschicken
• Urlaubswünsche des Teams abfragen
• Dienstplan-Rohfassung erstellen
• Schließzeiten und verfügbare Räume klären
• Budget für Material und Ausflüge klären

4 Wochen vorher

• Anmeldungen auswerten, Platzvergabe bei Bedarf
• Themenwochen und Ferienprogramm festlegen
• Ausflüge buchen, Gruppentickets reservieren
• Kooperationspartner anfragen (Vereine, Feuerwehr …)
• Material bestellen (Bastelbedarf, Sportgeräte)
• Aushilfen und Springerkräfte vertraglich binden

2 Wochen vorher

• Anmeldelisten pro Ferienwoche erstellen
• Gruppen einteilen und Betreuern zuordnen
• Abholberechtigungen für Ferienkinder aktualisieren
• Elternbrief mit Wochenplan und Packliste verschicken
• Einverständniserklärungen für Ausflüge und Fotos einholen
• Caterer für Mittagessen bestätigen (Anzahl, Allergien)

1 Woche vorher

• Team-Briefing: Programm, Besonderheiten, Zuständigkeiten
• Räume vorbereiten (Materialstationen, Garderobenplätze)
• Notfallkontakte und Allergie-Übersicht ausdrucken
• Erste-Hilfe-Koffer und Sonnencreme auffüllen
• Tagespläne als Plakate aufhängen
• Digitale Anwesenheitsliste einrichten (neue Kinder, Gruppen)

Fazit

Die Ferienbetreuung in der OGS ist eine eigenständige pädagogische Aufgabe, die weit über die Betreuung im Schulalltag hinausgeht. Sie erfordert frühzeitige Planung, kreative Programmgestaltung und eine flexible Verwaltung. Gleichzeitig bietet sie Kindern besondere Erlebnisse und Erinnerungen – Themenwochen, Ausflüge und Projekte, die im Schulalltag keinen Platz finden.

Mit dem Rechtsanspruch auf Ganztagsbetreuung ab 2026 wird die Ferienbetreuung für viele Einrichtungen noch wichtiger. Wer sich frühzeitig vorbereitet, transparente Anmeldeverfahren etabliert und auf digitale Werkzeuge setzt, behält auch in turbulenten Ferienwochen den Überblick – und schafft Freiraum für das, was zählt: eine gute Zeit für die Kinder.