„Ergänzungskraft für die OGS gesucht, 25 Stunden, ab sofort." Solche Anzeigen hängen an vielen Grundschulen, und die Reaktion ist oft dieselbe: Interesse, dann Unsicherheit. Darf ich das überhaupt ohne Erzieherausbildung? Was muss ich vorlegen? Und auf Trägerseite spiegelbildlich: Wen dürfen wir einstellen, und welche Papiere müssen vor dem ersten Arbeitstag auf dem Tisch liegen?
Für Nordrhein-Westfalen, wo die Offene Ganztagsschule ihre Heimat hat, gibt es seit dem 1. August 2026 eine neue Grundlage. Dieser Artikel ordnet ein, wer in der OGS arbeiten kann, welche Nachweise verpflichtend sind, wie der Quereinstieg gelingt und was realistisch dabei herauskommt.
Der neue Runderlass sagt, wer in der OGS arbeiten soll
Zum 1. August 2026 ist in NRW der Gemeinsame Runderlass „Offene Ganztagsschulen sowie außerunterrichtliche Ganztags- und Betreuungsangebote im Primarbereich" in Kraft getreten (BASS 12-63 Nr. 2, Erlass vom 2. Juli 2024). Er löst den alten Ganztagserlass ab und ist die Grundlage, auf der der Rechtsanspruch auf Ganztagsbetreuung in NRW über die OGS erfüllt wird.
Ziffer 7 des Erlasses beschäftigt sich mit dem Personal. Der erste Satz dort ist bewusst offen: Die Qualifikation des Personals richtet sich nach den Förder- und Betreuungsbedarfen der Kinder. Eine starre Liste, wer darf und wer nicht, gibt es also nicht. Stattdessen nennt der Erlass, wen er sich wünscht: pädagogische und sozialpädagogische Fachkräfte, staatlich geprüfte Sozialassistentinnen und Sozialassistenten mit dem Schwerpunkt Grundschulkinder, Musikschullehrkräfte, Künstlerinnen und Künstler sowie Übungsleiterinnen und Übungsleiter im Sport. Ergänzend dürfen ehrenamtlich Tätige, Seniorinnen und Senioren, Handwerkerinnen und Handwerker, Eltern, Studierende und Freiwilligendienstleistende mitarbeiten, vorzugsweise unter pädagogischer Begleitung.
Für die Praxis heißt das: Der Kern des Teams soll pädagogisch qualifiziert sein, das Umfeld darf breit sein. Wer die Bedingungen für den eigenen Träger genau wissen will, liest den Erlass im Original. Andere Bundesländer haben eigene Regelungen für Ganztag und Hort, die Grundmuster ähneln sich aber.
Fachkraft, Ergänzungskraft, Honorarkraft
In den meisten OGS-Teams finden sich drei Rollen. Fachkräfte sind in der Regel Erzieherinnen und Erzieher mit staatlicher Anerkennung, Sozialpädagoginnen, Heilerziehungspfleger oder Kindheitspädagoginnen. Sie leiten Gruppen, verantworten die pädagogische Arbeit und übernehmen oft die Koordination. Der Erlass verlangt ausdrücklich, dass der außerschulische Träger aus seinem Personal eine Person zur Koordination bestimmt, die eng mit der Schulleitung zusammenarbeitet.
Ergänzungskräfte haben meist keine oder eine kürzere pädagogische Ausbildung: Kinderpflegerinnen, Sozialassistenten, Quereinsteiger mit Erfahrung aus verwandten Feldern. Sie arbeiten in der Gruppe mit, begleiten Mittagessen und Lernzeit und sind das Rückgrat vieler Einrichtungen. Honorarkräfte kommen für einzelne Angebote: die Trainerin vom Sportverein, der Musiker, die Werkpädagogin. Sie sind stundenweise da und nicht in die Dienstplanung eingebunden. Die Verteilung dieser Rollen im Dienstplan behandelt der Beitrag zur Personalplanung in der OGS.
Vier Nachweise, die alle brauchen
Unabhängig von der Rolle gibt es Nachweise, die vor dem ersten Arbeitstag vorliegen müssen. Vier davon tauchen praktisch überall auf:
- Erweitertes Führungszeugnis nach § 30a Bundeszentralregistergesetz. Der Erlass verlangt es in Ziffer 7.7 ausdrücklich vor Aufnahme der Tätigkeit, und § 72a SGB VIII schließt einschlägig Vorbestrafte von der Arbeit mit Kindern aus. Beantragt wird es beim Einwohnermeldeamt oder online mit einem Schreiben des Trägers, das den Zweck bestätigt. Es sollte regelmäßig neu vorgelegt werden, üblich sind Abstände von drei bis fünf Jahren.
- Masernschutz. Wer nach 1970 geboren ist und in einer Schule oder einer anderen Gemeinschaftseinrichtung für Kinder tätig wird, muss nach § 20 Abs. 8 Infektionsschutzgesetz zwei Masernimpfungen oder eine Immunität nachweisen. Das gilt auch für OGS-Personal.
- Belehrung nach dem Infektionsschutzgesetz. Nach § 34 Abs. 5a IfSG muss jede Person, die in einer Gemeinschaftseinrichtung regelmäßig mit Kindern arbeitet, vor Aufnahme der Tätigkeit und danach mindestens alle zwei Jahre über die Pflichten bei ansteckenden Krankheiten belehrt werden. Über die Belehrung ist ein Protokoll zu führen, das drei Jahre beim Arbeitgeber bleibt. Wer Essen ausgibt, braucht zusätzlich die Belehrung nach § 43 IfSG durch das Gesundheitsamt.
- Erste-Hilfe-Kurs. Gesetzlich nicht personenbezogen vorgeschrieben, aber von fast allen Trägern verlangt, weil in jeder Einrichtung ausreichend Ersthelfer vorhanden sein müssen. Üblich ist ein Kurs mit Auffrischung alle zwei Jahre.
Dazu kommt bei vielen Trägern ein Nachweis zum Kinderschutz, etwa eine Selbstverpflichtungserklärung oder eine Schulung zum Schutzkonzept. Der Erlass verlangt in Ziffer 7.7, dass die Anforderungen an den Schutz von Kindern in die Konzepte einfließen. Den Zusammenhang mit dem Datenschutz erklärt der Beitrag zum Datenschutz in der OGS.
Quereinstieg ist möglich, aber begleitet
Der Erlass öffnet die Tür für Menschen ohne pädagogische Ausbildung bewusst weit. Das ist eine Antwort auf den Fachkräftemangel in der OGS, und es ist eine Chance für alle, die mit Kindern arbeiten wollen, aber keine drei Jahre Fachschule vor sich sehen. Die Einschränkung steht im selben Satz: vorzugsweise unter pädagogischer Begleitung. Wer quer einsteigt, sollte also nicht allein mit 25 Kindern im Raum stehen, sondern an der Seite einer Fachkraft.
Für Träger folgt daraus eine Aufgabe, die viele unterschätzen: ein Einarbeitungskonzept für Quereinsteiger. Erste Wochen im Tandem, klare Aufgaben, ein Ansprechpartner im Team, eine kurze Schulung zu Aufsichtspflicht, Kinderschutz und den Abläufen der Einrichtung. Manche Träger bieten zusätzlich Qualifizierungen an, etwa Kurse zur pädagogischen Ergänzungskraft oder den nachträglichen Erwerb eines Abschlusses in Teilzeit. Wer solche Wege aufzeigt, findet leichter Personal, das bleibt.
Arbeitszeit und Gehalt realistisch einordnen
Die OGS ist ein Nachmittagsbetrieb. Die Kernzeit liegt zwischen Unterrichtsende und 16 oder 17 Uhr, dazu kommen Vor- und Nachbereitung, Teamsitzungen und in den Ferien ganztägige Betreuung. Vollzeitstellen sind deshalb selten. Eine Bestandsaufnahme des Instituts Arbeit und Qualifikation der Universität Duisburg-Essen aus dem Jahr 2024 beschreibt für NRW-Kommunen als gewachsene Praxis eine Vollzeitkraft pro Standort und je Gruppe eine Kraft mit rund 30 Wochenstunden; auch Koordinationsstellen sind meist Teilzeitstellen mit 25 bis 30 Stunden. Wer eine volle Stelle sucht, kombiniert oft OGS-Stunden mit Vormittagsaufgaben an der Schule oder mit anderen Funktionen beim Träger.
Beim Gehalt hängt viel vom Anstellungsträger ab. Kommunale Träger zahlen nach TVöD im Sozial- und Erziehungsdienst. Eine Erzieherin mit staatlicher Anerkennung ist dort in der Regel in Entgeltgruppe S 8a eingruppiert, das sind seit dem 1. Mai 2026 zwischen 3.509 und 4.669 Euro brutto im Monat bei Vollzeit, je nach Erfahrungsstufe. Koordinationsstellen werden häufig nach S 8b vergütet. Freie Träger wie AWO, Caritas, Diakonie oder Elternvereine haben eigene Tarifwerke oder Haustarife, die sich meist am TVöD orientieren, aber abweichen können. Ergänzungskräfte ohne einschlägige Ausbildung liegen darunter. Wer Teilzeit arbeitet, rechnet die Beträge entsprechend um. Das ist keine Branche für schnelles Geld, aber eine mit tariflich geregelten, planbaren Bedingungen.
Für Träger: Nachweise verwalten, bevor jemand anfängt
Auf Trägerseite liegt der eigentliche Aufwand in der Pflege der Nachweise. Führungszeugnisse laufen ab, Belehrungen müssen alle zwei Jahre wiederholt und protokolliert werden, Erste-Hilfe-Zertifikate verfallen, Masernnachweise müssen bei jeder Neueinstellung geprüft werden. Bei zehn Mitarbeitenden ist das mit einer Tabelle zu schaffen, bei drei Standorten und dreißig Personen nicht mehr.
Bewährt hat sich eine Personalakte pro Person mit Ablaufdaten und einer Erinnerung, die rechtzeitig vorher anschlägt. Ob das in einer Verwaltungssoftware oder in einem gut gepflegten Ordner passiert, ist zweitrangig. Wichtig ist, dass beim Besuch des Landesjugendamts oder bei einer Prüfung des Trägers alles griffbereit ist. Die passenden Funktionen einer OGS-Software sind noch einmal ein eigenes Thema.
Der Start entscheidet, ob Leute bleiben
Die Hürden für die Arbeit in der OGS sind niedriger, als viele annehmen. Ein erweitertes Führungszeugnis, Masernschutz, eine Belehrung, ein Erste-Hilfe-Kurs und die Bereitschaft, sich auf Kinder einzulassen: Damit ist der Einstieg möglich, mit oder ohne pädagogische Ausbildung. Der neue Erlass macht das ausdrücklich möglich.
Ob jemand nach einem Jahr noch da ist, entscheidet sich weniger an den Voraussetzungen als an den ersten Wochen: ob es ein Tandem gab, eine Ansprechperson und Abläufe, die nicht jeden Tag neu erfunden werden. Wer das organisiert, gewinnt Personal, das bleibt. Für den Hort beschreibt das der Beitrag zur Personalplanung im Hort.
